在中国的税务体系中，增值税是企业和个体工商户在销售商品、提供加工修理修配劳务、销售服务、无形资产或者不动产时应缴纳的一种税。增值税专用发票和普通发票是企业在开展经济活动时使用的两种不同的增值税发票形式，它们在税务管理、使用范围、抵扣功能等方面有所不同。
增值税专用发票是指由国家税务总局统一印制，用于记录销售16%、10%税率商品或者提供服务等交易的专用发票。它的最大特点是可以用于进项税额的抵扣。这意味着购货方在支付货款的同时支付了增值税，但这部分税金可以在购货方进行税务申报时用来抵扣其应交的增值税额，从而实现税负的转嫁。
其次，普通发票也是记录销售商品或提供服务的凭证，但不具备增值税进项税额抵扣资格。它适用于小规模纳税人或者销售免税、简易征收等税率的货物与服务。由于普通发票不能用于抵扣进项税，因此在一般纳税人之间的交易中较少使用。
在使用上，增值税专用发票的开具需要符合一定条件。通常，只有经过国家税务部门认定的一般纳税人才有权利开具增值税专用发票。这些企业在开具专用发票时，需要填写详尽的信息，包括购买方的名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等。另外，专用发票还需要加盖增值税发票专用章。
与之对比，普通发票的开具条件相对宽松，小规模纳税人及一般纳税人均可开具。普通发票的信息填写要求不如专用发票严格，通常只需填写购买方名称等基本信息。
在税务管理上，由于专用发票具有税款抵扣功能，税务机关对其管理较为严格。开具、使用、存档等环节都有相应的规定，以防止税务欺诈和逃税行为的发生。而普通发票的税务管理则相对宽松。
纳税人在选择使用哪种发票时，需要根据自己的身份（一般纳税人还是小规模纳税人）、交易对方的需求以及交易内容的具体情况进行判断。一般来说，一般纳税人之间的交易，若希望通过发票抵扣进项税，通常使用增值税专用发票。而对于不需要或不能抵扣进项税的交易，则可以使用普通发票。
在此基础上，我们可以归纳出以下几点结论：
以下是五条常见的Q&A：
Q1: 小规模纳税人能开具增值税专用发票吗？ A1: 通常情况下，小规模纳税人无权开具增值税专用发票，但在符合一定条件下，经过税务机关批准，小规模纳税人可以开具。
Q2: 增值税专用发票的税率有哪些？ A2: 增值税专用发票的税率通常有13%、9%，随着税制改革，税率可能有所调整，具体情况需参照最新的税法规定。
Q3: 如果错开了普通发票，能否更改为增值税专用发票？ A3: 一旦普通发票开具，无法直接更改为增值税专用发票，需要按照税务规定进行发票作废处理后，重新开具正确的发票。
Q4: 在什么情况下必须使用增值税专用发票？ A4: 当交易双方为一般纳税人，且购买方需要使用发票抵扣进项税时，必须使用增值税专用发票。
Q5: 增值税专用发票丢失了怎么办？ A5: 若增值税专用发票丢失，应及时向税务机关报告，并按照规定进行公告作废处理，避免发票被不法分子用于非法活动。同时，购货方可能无法进行进项税额抵扣，从而影响税负。